Современные подходы решения задач документооборота на предприятии УП «МИНГАЗ»

За последние два десятилетия наша жизнь в плане технологий изменилась до неузнаваемости и то, что казалось нам фантастическим и не достижимым 15-20 лет назад сегодня является повседневным и обыденным. Меняются и подходы в документообороте и обмене информацией между отделами на предприятии УП «МИНГАЗ».

В начале 2018 года руководством предприятия было принято решение об инвентаризации договоров поставки газа населения и создании их электронной версии библиотеки договоров и для этого были все предпосылки. Судите сами: количество листов в договоре в 90-х годах прошлого столетия составляло два листа, а к 2018 году их количество возросло в среднем до 15-17, а таких договоров на предприятии несколько сотен тысяч! Без достижений научного прогресса ориентироваться в таком массиве бумаг очень сложно. Стандартом для отображения цифровой версии договора было решено выбрать формат PDF. Данный формат является стандартом хранения отсканированной информации во всем мире. Для осуществления процесса перевода бумажного варианта договора в цифровую форму используется профессиональное многофункциональное устройство, которое позволяет не только быстро оцифровать договор, но и вывести на печать необходимое количество бланков договоров. Данные мероприятия позволили многократно увеличить рабочие процессы на предприятии. На текущий момент количество отсканированных договоров составляет около 35 тысяч файлов и их количество постоянно увеличивается. С помощью программного комплекса Бремин стало возможным видеть цифровую версию договора непосредственно в карточке абонента и если требуется, то в любой момент вывести на печать.

В настоящее время прорабатывается вопрос по электронной цифровой подписи, который даст возможность миновать этап сканирования бумажной версии документа, позволит сэкономить огромное количество материальных ресурсов и человеко-часов.

В заключении хочется отметить, что полный переход на электронную форму отображения документов является очень важным звеном в работе каждого крупного предприятия и несомненно, что со временем бумага как носитель информации уступит позиции более новым и современным технологиям.